Monthly Archives: August 2015

Buenas Prácticas al Escribir Correos Electrónicos

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Los correos electrónicos son un arma de información en las oficinas. De acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de Computación Interactiva del Instituto Georgia Tech, un usuario de cuenta corporativa envía alrededor de 112 mails dentro de su jornada laboral.

Por lo tanto los correos electrónicos es una herramienta que no se debe de descuidar por lo que te brindamos las siguientes recomendaciones.

1. Escribir un titulo que llame la atención

Del título depende si tu mail será leído, archivado o borrado. El titulo tiene como objetivo principal simplificar el objetivo del mail, por lo que debe de ser específico y corto. Se recomienda utilizar la opción de respuesta automática al ser leído y la alerta de importancia, siempre y cuando la situación la amerite.

2. Saludo atemportal

“Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de manera directa. Cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo ser atemporal, esto ayudará a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cuándo se ha enviado”, indica la experta. Se recomienda saludos como: Querido…, Estimado…, Buen día…, entre otros.

3. El cuerpo del mail

Evita hacer escritos inmensos, cuando hablamos de directivos o gerentes, quienes reciben más de 300 correos al día, es imposible leer mensajes tan largos. Es importante que te exijas simplificar información. La extensión adecuada de un mail no debe rebasar los tres párrafos.

4. Necesitas una despedida

Aunque tengas prisa o creas que el mail no es tan formal, éste necesita una despedida. Los expertos aseguran que demuestra profesionalismo. Basta con un: Que tengas un buen día, Saludos cordiales, Agradeciendo tu atención o Saludos

5. Utiliza firmas personalizadas

Esto te facilitará el trabajo y te ahorrará tiempo, así como dar presentación y cuerpo al mail. Asegúrate de utilizar las opciones de firmas personalizadas. Todo servicio de mensajería vía mail tiene esta opción.

6.- Cuida tu ortografía

Esto no es específico de un mail, cualquier profesionista debe tener sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo electrónico, mensajes de texto o estatus en redes sociales, es muy importante. Asegúrate de cuidar, también, la redacción, es importante para hacer llegar el mensaje tal cual.

7.- Elimina las conversaciones anteriores

Cuando contestamos de manera rápida cometemos el error de no revisar los mails completos, sin embargo, en ocasiones adjuntar las conversaciones anteriores es innecesario, cuida que esto no suceda. Roa recomienda dejar las últimas dos, así sabrá el destinatario de qué trata, en caso de que se pierda un poco.

8.- CC y CCO

Pon mucha atención a estas opciones, asegúrate de enviar la información a la persona adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera automática si ya se tiene grabado la dirección. Evita incomodar a otras personas con información que no les corresponde. También cuida que tu información no se difunda personas que no les corresponda.

9.- Contesta de manera casi inmediata

Los expertos en tiempo recomiendan tener horarios específicos para contestar los mails, sin embargo, también recomiendan que las respuestas se den en no más de 24 horas después de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió.

“Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k. es suficiente. También puedes utilizar: Enterado o Recibido.”

10.- Si es urgente, confirma su llegada con una llamada

Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar más de minutos, cuando la información sea muy importante se recomienda realizar una llamada después de enviarlo, así sabrás si llegó adecuadamente y también alertarás a la persona de que la información es importante y urgente.

11.- Aprende a utilizar tu correo

Lo más importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrónico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas, información compartida y demás. Saber cómo utilizarlo te ayudará a explotar sus beneficios.

Evita los siguientes errores…

  • Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es correcto utilizarlo.
  • Mayúsculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con mayúsculas, esto no brinda una imagen profesional. Y si usas mayúsculas, ¡acentúalas!
  • Fondos. No existen fondos profesionales, si deseas utilizarlo lo mejor es que un diseñador te ayude con esta parte, así que la recomendación es evitarlos.
  • Enviado desde… Los aparatos tecnológicos traen consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presunción o pose.
  • Evita contestar enojado. El  estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar en conversaciones futuras.

¿Cómo manejar las inseguridades de tus compañeros en el trabajo?

 

bg-outsourcingPara Ugur Guler, trabajar como asistente de ventas en la industria textil de Estambul demostró ser una gran lección de paciencia y frustración. Tenía un mánager que lo molestaba y siempre que les pregunta algo a sus colegas más experimentados, le decían que no podían ayudarlo o que no conocían la respuesta. Guler no estaba muy seguro por qué se comportaban así. Tal vez temían por sus propios empleos o no querían que el joven los sobrepasara, pero claramente había mucha gente insegura en su compañía. Era tan malo que Guler quería renunciar.

“No sé cómo lidiar con compañeros con complejo de inferioridad”, me escribió Guler en un correo. “Estoy seguro de que tendré que enfrentar personas de este tipo en el futuro”.
Además de ir a extremos como renunciar a tu trabajo, ¿hay alguna otra cosa que puedas hacer para manejar las inseguridades de tus compañeros cuando empiezan a hacer tu vida miserable?

  1. Es más común de lo que crees
    Un buen lugar para comenzar es tratar de entender si tus colegas carecen de autoconfianza o simplemente son introvertidos o tímidos. Una persona introvertida solo busca cumplir con su día de trabajo sin ser notado, mientras que alguien inseguro necesita aprobación recurrente.A veces, la inseguridad está fuertemente vinculada con el campo en el que trabajas y las personalidades que atrae. Algunos sectores generan trabajadores más aprensivos que otros. Por ejemplo, si un programador puede generar un software que funcione bien por sí mismo, es menos probable que se sienta igual de inseguro que un artista u otra persona cuyo trabajo debe ser valuado de manera colectiva.
  1. No hagas a los demás…
    Lo peor que puedes hacer con los colegas inseguros es hacerlos sentir más aprensivos. Ben Dattner asegura que esto solo exacerbará la ansiedad del trabajador y generará comportamientos negativos. “Es mejor tratar de transmitir actitudes positivas y empezar por darles el beneficio de la duda”.Alágalos cuando puedas. “Las personas que carecen de autoconfianza necesitan ser reconocidas”, dice la coach y autora Charlotte Hagard.Una de las mejores maneras de impulsarlos es ofreciéndoles ayuda en tu área de conocimiento y pidiéndoles su apoyo en las partes en la que ellos se destacan. “Solicitar ayuda demuestra que es aceptable admitir que no se es perfecto y aumenta su sentido de competencia”, dice Teresa Amabile, profesora de Harvard Business School. “Por el otro lado, ofrecerles ayuda cuando lo necesiten, sin hacerlo de manera condescendiente, les permitirá mejorar sus habilidades colaborativas”.
  1. Aprende trabajando
    Puede que suene muy tentador ignorar a una persona insegura, pero casi siempre es valioso tratar de conocerlos. “Cultivar la paciencia con los compañeros de trabajo es indispensable, porque es casi seguro que hasta las personas más competentes lleguen a decepcionarte alguna vez”, dice Dattner.
  2. Muéstrales respeto
    Para Gabriel García, fundador de MailTrack.io, mandar reportes electrónicos al final del día ha ayudado a que todo su equipo se siente apreciado. Al principio, la compañía mandaba estos emails para comunicar a los distintos equipos lo que sus compañeros estaban haciendo, sin embargo, García pronto encontró que los mensajes también servían para otros propósitos. “Pronto me di cuenta de que esta rutina ayudaba a las personas a entender la importancia de todos y cada uno de los pasos para lograr nuestro objetivo frente al público”, dijo en un correo. “Cuando las personas te entienden, pueden ponerse en tu lugar, lo que mejora la calidad de la comunicación y la retroalimentación
  3. Si todo lo demás falla
    No debes estar solo cuando se trata de lidiar con este problema. “La situación con las personas inseguras es que en realidad es un problema de administración, no del trabajador”, dice Hagard. “Si tu director permite que las personas sean irrespetuosas entre sí, entonces es una cuestión que se debe manejar con el director. Los líderes siempre deben ser quienes fijen la cultura corporativa”.

 

fuente: alto nivel

Detén el Mobbing en tu empresa

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¿Sabías que el acoso laboral afecta el 35% de los empleados según la organización Workplace Bullying Institute de EE.UU.?

El acosto laboral, también conocido como mobbing se refiere a acciones de hostigamiento que realizan uno o varios empleados a otro con la finalidad de hacer que éste renuncie. Estos actos van más allá de discusiones o insultos, también incluyen amenazas, malos tratos, abusos, humillaciones, rechazo social e intimidación.

¿Cómo saber si en tu organización está siendo afectada por este tipo de conductas dañinas?
De acuerdo con la doctora Estela Durán Mena, psicóloga fundadora del Centro de Psicoterapia Breve e Hipnosis, el mobbing se puede dar entre iguales (compañeros del mismo rango), subalternos (de empleados a jefes nuevos) o superiores (de jefe a empleados).

Las víctimas de los acosadores suelen ser nuevos empleados, personas inteligentes, con estudios y atractivas físicamente pero que a la vez son introvertidas, con baja autoestima y que no saben poner límites o decir que no. “Se convierten en el blanco de ataques porque causan un sentimiento de competencia y rivalidad hacia los demás”, señala la doctora.

El perfil del acosador

Comúnmente las personas que realizan mobbing suelen tener las siguientes características:

  • El ruidoso: humilla de forma pública, su herramienta de control o imposición de miedo es la vergüenza pública.
  • El crítico: humilla de forma privada a través de la crítica destructiva, haciendo sentir a la victima incapaz. Su poder recae en su gran capacidad y sus competencias.
  • El doble cara: utiliza los rumores para quedar bien con las demás personas y destruir la reputación de los demás.
  • El guardián: retiene información importante para la víctima como: fechas de entregas, llamadas telefónicas, contactos, instrucciones, etc. Esto con la finalidad de que fallen e su desempeño.

¿Cómo detectarlo?

Para poder detectar el mobbing es importante estar atento al comportamiento de los empleados. Algunos focos rojos es el aislamiento de cierto empleado, como el hecho de que coma solo o que no lo invitan a reuniones a propósito.
Pero ojo: lo más seguro es que la víctima no denuncie estas situaciones y los demás empleados se queden callados, ya sea por miedo, por dependencia hacia el acosador o porque disfruten el espectáculo, entre otras razones. Por eso, una buena idea es formular una encuesta de clima laboral anónima con la que puedas conocer si algún área de tu organización está siendo afectada por esta situación.

Toma nota de las etapas en que se desarrolla el mobbing y aprende a detectarlas para que puedas intervenir a tiempo en caso de que se presenten:
1. La seducción. El hostigador conoce a su víctima y observa cuáles son sus fortalezas, debilidades, su círculo social, el trabajo que le corresponde hacer, etc. para saber por dónde puede atacar.
2. El conflicto. Ocurre una diferencia de opinión o fricciones entre ambas partes –personales o laborales– y el abusador decide oprimir al otro. Si no se resuelve el conflicto a tiempo, puede dar pie al acoso.
3. El acoso. Una de las partes toma acción y comienza a tener actitudes molestas hacia la otra persona. El agresor tiende a buscar compañeros que estén de su parte haciendo comentarios negativos, burlas y críticas sobre la víctima. Incluso, el acosador puede llegar a agredirla físicamente.
4. Intervención. La empresa se da cuenta de la situación e intenta actuar. En esta fase pueden presentarse dos escenarios:
1) Exclusión  La víctima sale de la compañía por renuncia, despido o jubilación anticipada. En el peor de los casos, el mobbing puede resultar en la muerte de esta persona, ya sea por suicidio o accidentes laborales provocados.
2) Recuperación Debido a la mayor conciencia, conocimiento y tratamiento que se le ha dado al tema en los últimos años, se crea esta nueva fase en la que el jefe y los compañeros de trabajo ayudan a remediar los daños ocasionados.

Si descubres que dentro de tu organización está ocurriendo mobbing, la doctora Estela Durán Mena sugiere que manejes en privado esta situación, tanto con el acosador como con la víctima. Levanta actas administrativas o reportes negativos de desempeño al hostigador a manera de advertencia, haciéndole saber que las conductas de intimidación no serán aceptadas. Si el comportamiento continúa, deberás tomar la decisión de dejar a esa persona en tu empresa o terminar la relación laboral.

5 Competencias de un Candidato Ideal

 

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En la actualidad cada vez más organizaciones se enfocan en elegir la persona ideal para su empresa sin tomar en cuenta su género, preferencia, estado civil y muchas otras características. Esto con la convicción de que las aptitudes, conocimientos y experiencia son lo que determinan si alguien es apto o no para un puesto.

Por eso mismo, a continuación te presentamos 5 competencias que se deben de analizar para elegir al mejor candidato para su organización:

  1. Orientación a los resultados

El mejor talento es aquel que está consciente de sus metas y trabaja para llegar a ellas. No se trata de solo avanzar, sino de avanzar a un objetivo, enfrentado retos y excediendo resultados. Su conducta de éxito constante se refleja en todas sus actividades y conversaciones.

  1. Liderazgo

Una persona que tiene la capacidad de influir positivamente en los equipos es primordial para tu organización. Tener un balance entre los objetivos y la gente involucrada es clave para lograr el éxito deseado.

  1. Visión estratégica

En un entorno altamente competitivo, el candidato correcto debe ver más allá de lo evidente y proponer alternativas que impulsen a la organización, agregando valor.  Asimismo, en el mundo actual en el que la información y los negocios transcurren sin barreras de tiempo o espacio, el mejor talento es aquel que tiene empatía multicultural y una visión global.

  1. Innovación y Creatividad

El mercado, las empresas y los consumidores cambian permanentemente, por lo que un candidato idóneo es aquel en cuya mentalidad está la creación y la mejora. La innovación radica desde pequeñas modificaciones a lo existente, hasta el desarrollo de nuevos procesos, productos y servicios. La manera de crecer, como lo dicen los grandes pensadores, es hacer las cosas diferentes y necesitamos al talento adecuado para ello. Pensar fuera de la caja y retar el status quo son dos puntos clave que caracterizan al mejor candidato o candidata.

 

  1. Autoaprendizaje

El mejor talento es aquel que busca el aprendizaje constante, que disfruta profundizar en la información y conocer temas nuevos. Un ejecutivo talentoso se refleja en que va más allá de las actividades que son su responsabilidad, en el hecho de que busca proactivamente participar en otros proyectos y aportar en nuevas áreas.

En resumen, estos cinco puntos son premisas de probada efectividad para constituir un gran equipo, el mejor, el que nos lleve a superar los retos presentes y futuros de nuestra empresa. Al mismo tiempo, son guía para los profesionales que deseen continuar su desarrollo e identificar las competencias y habilidades a trabajar, para tener un crecimiento sostenido en el mundo corporativo.